Saklama ve İmha Politikası

Amaç ve kapsam

Politika; controlabel.com, app.controlabel.com, Controlabel mobil uygulaması, abonelik, destek, ödeme, güvenlik ve entegrasyon süreçlerinde oluşan elektronik kayıtları kapsar. Acente tarafından platforma yüklenen müşteri ve sigortalı verilerinde saklama talimatını, hukuki yükümlülüklerini gözeterek veri sorumlusu olan acente belirler. Controlabel bu verilerde veri işleyen olarak hareket eder.

Saklama ölçütleri ve süreler

• Demo ve iletişim talepleri: son anlamlı etkileşimden itibaren iki yıl.
• Güvenlik, erişim ve denetim kayıtları: kural olarak iki yıl; devam eden olay, inceleme veya hukuki talep varsa gerekli olduğu süre boyunca.
• Elektronik sipariş ve sözleşme kayıtları: işlem tarihinden itibaren en az üç yıl; daha uzun kanuni veya ispat süresi varsa o süre boyunca.
• Fatura, ödeme ve muhasebe kayıtları: vergi ve mali mevzuatın gerektirdiği süre boyunca.
• Aktif kullanıcı ve acente verileri: abonelik boyunca ve sözleşme sonu dışa aktarma süresi boyunca.
• Mobil bildirim belirteçleri: cihaz oturumu veya kullanıcı hesabı aktif olduğu sürece; oturum kapatma, hesabın silinmesi ya da belirtecin geçersizleşmesi üzerine kullanımdan çıkarılır.
• Şifreli geçici aktarım parçaları: iş tamamlandıktan sonra, her hâlükârda kural olarak yirmi dört saat içinde.
• Destek kayıtları: talebin kapanmasından itibaren iki yıl; sözleşmesel veya hukuki uyuşmazlık varsa gerekli olduğu süre boyunca.

Abonelik sona erdiğinde

Taraflarca farklı bir süre kararlaştırılmadıkça acenteye, sona erme tarihinden itibaren otuz gün boyunca teknik olarak desteklenen standart formatlarda veri dışa aktarma imkânı tanınır. Süre sonunda aktif çalışma alanı verileri, devam eden kanuni saklama veya hukuki talep bulunmayan kısımlar bakımından silme ya da anonimleştirme sürecine alınır. Yasal nedenle ayrılan kayıtlar günlük ürün kullanımına kapatılır ve yalnız saklama amacıyla erişimi sınırlandırılır.

İmha yöntemleri

• Silme: kişisel verinin yetkili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirilmesi.
• Yok etme: veri ve kopyalarının teknik olarak geri getirilemeyecek biçimde ortadan kaldırılması.
• Anonimleştirme: verinin başka bilgilerle eşleştirilse dahi belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

Yöntem; veri kategorisi, saklandığı ortam, yasal istisna ve teknik uygulanabilirlik dikkate alınarak seçilir. Aktif sistemden silinen kayıtlar yedeklerde olağan güvenli yedekleme döngüsü tamamlanıncaya kadar bulunabilir; bu kopyalar rutin kullanıma açılmaz ve döngü sonunda kullanımdan çıkarılır.

Silme talebi ve doğrulama

Controlabel’ın veri sorumlusu olduğu kayıtlara ilişkin talepler KVKK Aydınlatma Metnindeki yöntemlerle iletilebilir. Acente müşterileri ve sigortalılar, öncelikle veri sorumlusu olan ilgili acenteye başvurmalıdır. Mobil kullanıcılar hesap silme sürecini uygulama içinden başlatabilir; ayrıntılar Hesap ve Veri Silme sayfasındadır. Talebin başkasına ait hesaba uygulanmasını önlemek için gerekli ve ölçülü kimlik doğrulaması yapılır.

Gözden geçirme

Saklama süreleri, kullanılan sistemler ve kanuni yükümlülükler en az yılda bir veya önemli bir hizmet değişikliğinde gözden geçirilir. Süresi dolan ve saklama gerekçesi kalmayan kayıtlar periyodik imha sürecine alınır. Bu politika ile acenteyle imzalanan özel sözleşme çelişirse emredici mevzuat ve daha yüksek koruma sağlayan özel hüküm uygulanır.